Rozvrh schůzek

Tento návod popisuje online rozvrh schůzek pro jazykové lekce, které vyžadují oddělenou dostupnost určitého počtu učitelů a zdrojového rozvrhu. Je to příklad servisního rozvrhu, který je připojený ke zdrojovému rozvrhu.

Pokud potřebujete události skupiny, jako jsou třídy, je lepší možností návod pro kapacitní rozvrh. Pokud plánujete rozvrh pouze pro jednu osobu, stále můžete servisní rozvrh používat samostatně nebo můžete použít návod ke zdrojovému rozvrhu.

Věnujte pozornost tomu, že jsou mezi nimi drobné rozdíly a někteří ze zákazníků preferují vzhled servisního rozvrhu. Zatímco zdrojový rozvrh umožňuje opakování schůzek a libovolnou délku schůzek, servisní rozvrh umožňuje, aby služby braly do úvahy dostupnost několika zdrojů.

Tento návod lze použít také pro služby, jako jsou opravy vozidel nebo telekonference, které vyžadují dostupnost samostatných zdrojů. Tyto pokyny můžete upravit, aby vyhovovaly vašim specifickým potřebám.

Rezervace služby

Pokud nabízíte více služeb, vaši zákazníci si budou moci vybrat ze seznamu.

Použijte následující kroky k seznámení se s tím, jak vytvořit rozvrh schůzek pro několik typů jazykových lekcí, které vyžadují dostupnost různých učitelů (jako zdrojů).

Tento návod popisuje následující úpravy:

Používání rozvrhu k nabízení různých služeb
Připojení servisního rozvrhu k zdrojovému rozvrhu
Inkasování plateb za každou rezervovanou službu

Konečný výsledek si můžete prohlédnout na demo stránce jazykové školy.

Nastavení rozvrhu v 5 snadných krocích

Jakmile jste vytvořili nový účet, nejefektivnějším způsobem je nastavení rozvrhu schůzky pomocí testovacího cyklu:

Krok Nastavení základního rozvrhu pomocí průvodce

Než začnete

Abyste mohli postupovat podle kroků uvedených v tomto výukovém programu, musíte nastavit účet a vytvořit samostatný zdrojový rozvrh. Je bezplatný a k jeho vytvoření vám stačí pouze platná e-mailová adresa. Přihlaste se do svého účtu, abyste měli přístup ke svému ovládacímu panelu.

Výběr typu rozvrhu

Klikněte na Nový rozvrh v nabídce vpravo na svém ovládacím panelu. Budete přesměrováni na Průvodce novým rozvrhem, kde můžete zvolit správné výchozí nastavení svého rozvrhu schůzky.

Nejprve musíte vytvořit samostatný zdrojový rozvrh obsahující dostupnost učitelů. Zdrojový rozvrh (který umožňuje lidem rezervovat čas s konkrétní osobou, položkou nebo na konkrétním místě) je ideálním rozvrhem pro plánování času učitelů tak, aby se jim nepřekrývaly dvě schůzky.

Zvolte Zdrojový rozvrh, pak zvolte Rezervační systém, který od klientů vyžaduje přihlášení, aby mohli vytvořit rezervaci. Pak zvolte možnost Více než jedna, abyste mohli přidat několik zdrojů. V tomto výukovém programu přidejte „Kterýkoliv učitel“, „Martin“ a „Michal“.

Dále dejte rozvrhu název „Učitelé“. Ujistěte se, že časová omezení jsou nastavena podle časů, které chcete mít ve svém servisním rozvrhu.

Návod pro zdrojový rozvrh popisuje, jak provést nastavení. Rovněž můžete postupovat podle kroků uvedených v tomto výukovém programu, ale místo „Terapeut“ nazvěte svůj rozvrh „Učitelé“.

Nyní jste připraveni vrátit se na svůj ovládací panel a nastavit rozvrh schůzek. Klikněte na tlačítko Nový rozvrh na pravé straně obrazovky. Protože dostupnost jazykových lekcí závisí na dostupnosti učitelů v samostatném zdrojovém rozvrhu, ze seznamu možností zvolte Servisní rozvrh.

Je důležité zvolit správný typ rozvrhu, protože se dá změnit pouze tak, že začnete s novým typem rozvrhu znovu od začátku.

Zadejte název rozvrhu

Název rozvrhu schůzek v kombinaci s názvem vašeho účtu vytvoří URL, který uvidí vaši klienti ve svém prohlížeči, když budou používat váš rozvrh. Zadejte stručný, ale výstižný název rozvrhu.

Název můžete později kdykoliv změnit (stejně jako název účtu). Nezapomeňte, že pokud tak učiníte, odpovídajícím způsobem se změní webová adresa rozvrhu a budete muset informovat své uživatele. V tomto příkladu zadejte „Hodiny konzervace“ a klikněte na Další.

Seznam vašich služeb a připojení zdrojů

Nyní můžete procházet seznam vašich služeb a podle potřeby použít standardní hodnoty trvání.

Pokud už jste vytvořili zdrojový rozvrh, můžete pomocí voliče vedle každé služby definovat, který zdroj je / které zdroje jsou nutné, aby služba mohla být dostupná. Pokud jste to už neudělali, můžete to nyní nastavit podle následujícího výukového programu pro zdrojový rozvrh.

Jako první službu zadejte „Anglická konverzace Začátečník“ a připojte ji ke zdrojovému rozvrhu „Učitelé“. Pokud všichni učitelé mluví anglicky, můžete aktivovat zdroje prostřednictvím odkazu „Kterýkoliv učitel“. Rovněž můžete stanovit otvírací hodiny a časová omezení.

Zadejte druhou službu, například „Francouzská konverzace Začátečník“, a protože pouze Maurice vyučuje francouzštinu, můžete zvolit zdroj „Maurice“ ze zdroje „Učitelé“.

Případně, když budete chtít nastavit pouze jednu službu, pole s výběrem dostupných služeb se skryje.

Kliknutím na Dokončit se rozvrh aktivuje (online). Krok 2 vám pomůže otestovat váš rozvrh a zkontrolovat, jestli funguje očekávaným způsobem.

Krok Vyzkoušejte rozvrh zda pracuje dle očekávání

Pokud chcete používat svůj rozvrh jako správce, klikněte na Použít v nabídce. To je viditelné, pouze když jste přihlášení jako administrátor.

Normální uživatelé uvidí stejný rozvrh schůzek, ale s méně možnostmi. Tlačítko Použít najdete na svém ovládacím panelu.

Ke svému ovládacímu panelu získáte rychlý přístup kliknutím na odkaz v pravém horním rohu vaší obrazovky. Rovněž si můžete vytvořit záložku ve svém prohlížeči.

Rezervace lekce

Pokud jste vytvořili více než jednu lekci, uvidíte je ve sloupci na levé straně vašeho ovládacího panelu. Když chcete rezervovat lekci, klikněte na jeden z dostupných časových úseků a upravte podrobné informace.

Pokud kliknete na Vytvořit rezervaci, rozvrh se aktualizuje a zobrazí vaši rezervaci a upraví odpovídajícím způsobem dostupnost. Pokud chcete upravit schůzku, znovu na ni klikněte a proveďte tak změny. Před zavřením klikněte na Aktualizovat rezervaci, jinak dojde ke ztrátě provedených změn.

Schůzky, které jsou propojené se zdroji, se zobrazí ve zdrojových rozvrzích, ale nemohou zde být upravovány. Po kliknutí na zdroj se zobrazí odkaz na servisní rozvrh, kde se rezervace dá editovat. I když se rezervace objeví ve více propojených rozvrzích, do počtu budoucích rezervací (od kterých se odvíjí cena předplatného) bude započtena pouze jednou.

Krok Úprava nastavení

Nyní máte vytvořený základní rozvrh schůzek pro hodiny konverzace a můžete začít s nastavením, aby vyhovoval vašim požadavkům.

Kliknutím na Nastavení přejdete na Přehled se souhrnem různých možností, které můžete upravovat. Zde můžete dočasně zablokovat rozvrh schůzek, nebo ho úplně smazat.

Nastavení služeb

V záložce Služby najdete seznam dostupných služeb a jejich provázání na zdroje. V horní části obrazovky můžete vytvářet a měnit své služby. Na řádku s nimi můžete kliknout a tažením můžete změnit pořadí, v kterém jsou služby seřazeny.

Vytvoření nové služby

Když kliknete na tlačítko Nová služba nebo na ikonu editace existující služby, zobrazí se okno, kde můžete zadat podrobné informace. Rovněž můžete změnit barvu služby kliknutím na barevný box v pravém horním rohu okna.

Volba Skrytý (vedle volby Normální) umožňuje vytvořit službu, která je dostupná pouze pro administrátora nebo superuživatele. Skryté služby se neobjeví v seznamu služeb, které vidí vaši klienti.

V poli v dolní části editačního okna můžete zadat popis vaší služby, který se objeví v kalendáři, když je vybrána daná služba. Může obsahovat formátování a obrázky, ale všimněte si, že zde můžete zadat pouze link na obrázky, které jsou dostupné online.

Pokud chcete jako administrátor nebo superuživatel volitelně nastavit různou délku služby, můžete zaškrtnout pole Povolit superuživatelům a administrátorům obejít všechna časová omezení na záložce Přístup. Toto nastavení vám umožní zadat libovolný čas ukončení v rozvrhu schůzek místo vytvoření samostatné služby.

Stanovení zdrojů

Pokud váš účet obsahuje jakékoliv zdrojové rozvrhy, editační okno služby bude obsahovat také sekci označenou Zdroje, kde můžete označit, které zdroje z těchto rozvrhů musí být k dispozici při vytváření schůzky. Například můžete specifikovat, že lekce vyžaduje jak určitého učitele, tak určitou učebnu. Nebo, pokud máte pro danou lekci k dispozici více učitelů, můžete kliknout na tlačítko „nebo“ a jednoho si vybrat.

Pokud chcete přidat nové zdroje, přejděte na stránku ovládacího panelu, klikněte na Nový rozvrh a vyberte Zdrojový rozvrh. Rovněž můžete přidat další zdroje do již existujícího zdrojového rozvrhu v záložce Zdroje.

Konfigurovat obecná nastavení

V části Termín uvedený u zadávacích údajů můžete upravit termín, který chcete použít místo „rezervace“. Termín můžete zvolit ze seznamu, nebo použijte svůj vlastní termín, který bude vhodně popisovat vaši službu. V tomto příkladu je „lekce“ nejvhodnějším termínem. Tento termín se objeví ve všech dialogových oknech, nápovědě a e-mailových potvrzeních.

Rovněž můžete změnit termín používaný pro „uživatele“. Například ho můžete změnit na „klient“ v nastavení Vzhled.

Limity pro uživatele

Dále stanovte omezení počtu schůzek, které může klient vytvořit ve vašem rozvrhu. Jakmile dosáhnou zadaného počtu, schůzky lze pouze změnit nebo smazat.

Pokud služba závisí na jednom nebo více zdrojových rozvrzích, tak se tyto limity rovněž použijí. Pokud u položky Více rezervací může být zrealizováno ve stejný čas není zaškrtnuto zaškrtávací pole, rozvrh se chová tak, že jeden sdílený zdroj je potřeba pro každou rezervaci. Zaškrtněte toto pole, pokud nabízíte službu, která může být rezervována několikrát současně (například lekce, která se může konat v jakékoliv místnosti).

Omezit počáteční časy

Mřížka tvořená předdefinovanými časy dostupnosti obvykle poskytuje uživatelům lepší přehled, než když čas není omezený. V poli Omezit počáteční časy k můžete zadat vhodné počáteční časy. Studenti si pak mohou zvolit čas pouhým kliknutím na časový slot.

Pokud nabízíte službu, která závisí na vzájemně zaměnitelných zdrojích, systém umí zobrazit klientovi rozbalovací menu dostupných zdrojů, ze kterých si může vybrat. V tomto příkladu mohou studenti zvolit preferovaného učitele.

Pokud nabízíte více služeb, můžete zvolit pořadí, ve kterém budou služby anebo dostupné zdroje zobrazeny v části Volba služby.

Přidat cenu

Pole Cena umožňuje nastavit poplatek za rezervaci nebo zaznamenat údaje o platební kartě (s výjimkou tří číslic ověřovacího kódu karty [CVV/CVC]). Po kliknutí na tlačítko Nastavit ceny můžete vytvořit pokročilá cenová pravidla, která mění cenu na základě specifických podmínek. Toto téma je podrobně probrané v části Přidat platbu do rozvrhu.

Krok Testování rozvrhu z pohledu koncového uživatele

Otestujte školicí proces z pohledu klienta a ujistěte se, že se systém chová očekávaným způsobem. Budete potřebovat přepínat mezi administrátorským a uživatelským přístupem, který je podrobněji rozebraný v Testování vytvořeného rozvrhu. Jako uživatel můžete přidávat lekce a pak je smazat po úspěšné kontrole funkčnosti rozvrhu schůzek.

Každý rozvrh má svou webovou adresu, kterou najdete v záložce Přehled. Pokud chcete klienta nasměrovat na konkrétní rozvrh, můžete zde zkopírovat tento odkaz a vložit ho do e-mailu nebo SMS.

Krok Integrace rezervačního systému do vašeho webu

Jakmile je váš rozvrh schůzek nakonfigurovaný a úspěšně jste otestovali, že se chová podle předpokladů, můžete ho poslat vašim klientům.

Uživatelé se mohou na váš rozvrh schůzek dostat několika způsoby:

Vytvořte odkaz na váš rozvrh schůzek SuperSaaS na vaší vlastní stránce.
Vložte stránku SuperSaaS do rámce na vaší vlastní stránce.
Pošlete lidem odkaz na váš rozvrh e-mailem nebo přes sociální média

Více zjistíte v dokumentaci s popisem integrace rozvrhu do vaší webové stránky.

Váš rozvrh schůzek může být uživatelům zobrazen několika způsoby. Můžete ho integrovat do vaší webové stránky pomocí rámce iframe, používat na mobilním zařízení nebo pouze vytvořit odkaz na SuperSaaS.

Prostor nad rozvrhem můžete použít pro podrobnější popis nebo k přidání pokynů. Pokud chcete změnit vzhled rozvrhu nebo barevné schéma, máte k dispozici několik možností formátování.